ในปัจจุบัน, หลายองค์กรยังคงใช้ Line เป็นเครื่องมือหลักในการสื่อสารและมอบหมายงานภายในองค์กร เนื่องจากความสะดวกและความคุ้นเคยในการใช้งาน แต่การใช้ Line อาจไม่เพียงพอต่อการรองรับการทำงานที่มีประสิทธิภาพและปลอดภัยอย่างที่ควรจะเป็น
แม้ว่า Line จะเป็นเครื่องมือที่ใช้งานง่าย แต่เมื่อใช้ในสภาพแวดล้อมขององค์กรจริงๆ อาจพบกับปัญหาหลายอย่างที่ส่งผลกระทบต่อการทำงาน ได้แก่:
-
ข้อมูลสำคัญหล่นหาย
ด้วยการสนทนาที่ไม่มีกฎเกณฑ์ชัดเจน ข้อมูลสำคัญที่ใช้ในโครงการหรือการมอบหมายงานอาจถูกกลบหรือหายไปจากการสนทนาที่มีข้อความมากมาย จึงทำให้ยากที่จะค้นหาข้อมูลที่ต้องการในภายหลัง -
การติดตามงานที่กระจัดกระจาย
Line ไม่มีฟีเจอร์ที่ช่วยให้การติดตามงานและการมอบหมายงานเป็นระบบ อาจทำให้เกิดความสับสนในทีมงานหรือทำให้งานที่มอบหมายไว้ไม่เสร็จทันเวลา -
ความปลอดภัยไม่เพียงพอ
ในองค์กรที่มีข้อมูลสำคัญและมีข้อมูลบางอย่างที่ไม่อาจเปิดเผยได้ การใช้ Line อาจเสี่ยงต่อการละเมิดข้อมูล เนื่องจากไม่ได้มีระบบรักษาความปลอดภัยที่รัดกุม เช่น การควบคุมสิทธิ์การเข้าถึง หรือการตรวจสอบการทำงานอย่างละเอียด
จากปัญหาดังกล่าว เห็นได้ชัดว่าการใช้ Line ในการสื่อสารภายในองค์กรอาจไม่เพียงพอต่อการรองรับการทำงานที่มีความซับซ้อนและมีการปกป้องข้อมูลที่จำเป็นในยุคดิจิทัลนี้
ในการทำงานยุคใหม่ องค์กรควรให้ความสำคัญกับเครื่องมือที่ออกแบบมาเพื่อการทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพและมีระบบระเบียบมากขึ้น เนื่องจากการทำงานในปัจจุบัน มีทั้งการทำงานแบบ Hybrid Work และ Work From Home ซึ่งต้องการเครื่องมือที่รองรับการเชื่อมต่อที่หลากหลายและสามารถจัดการข้อมูลสำคัญได้อย่างมีระบบ อย่าง Microsoft Teams, Zoho Cliq และ Google Workspace
เป็นแพลตฟอร์มยอดนิยมที่องค์กรส่วนใหญ่เลือกใช้ในการสื่อสารและการทำงานร่วมกันในทีม และเป็นแพลตฟอร์มที่รองรับการทำงานโดยตรง สิ่งที่ทำให้ Microsoft Teams โดดเด่นคือการเชื่อมโยงกับเครื่องมืออื่นๆ ของ Microsoft เช่น Microsoft Office 365 (Word, Excel, PowerPoint) และ OneDrive ซึ่งทำให้การทำงานร่วมกันในเอกสารเป็นไปได้อย่างราบรื่น นอกจากนี้ยังรองรับการใช้บอท, แอปพลิเคชันต่างๆ, และการตั้งค่าช่องทางการสื่อสารในรูปแบบที่หลากหลาย เพื่อให้เหมาะสมกับลักษณะการทำงานของแต่ละทีม
ฟีเจอร์เด่นของ Microsoft Teams
แชท: สามารถส่งข้อความในห้องแชทส่วนตัวหรือกลุ่ม รองรับข้อความ, การส่งไฟล์, อีโมจิ, และ GIF เพื่อเพิ่มความสนุกในการสื่อสาร
การประชุมทางวิดีโอ: จัดการประชุมออนไลน์ได้ง่าย และสามารถแชร์หน้าจอหรือไฟล์ระหว่างการประชุมได้
การจัดการโปรเจกต์: สามารถสร้างช่องทาง (Channel) สำหรับแต่ละโปรเจกต์หรือหัวข้อที่ต้องการ โดยทุกคนในทีมสามารถติดตามงานและแบ่งปันข้อมูลได้ในที่เดียว
การทำงานร่วมกันในเอกสาร: ด้วยการผสานกับ Office 365 ผู้ใช้สามารถร่วมงานในเอกสาร Microsoft Word, Excel, หรือ PowerPoint แบบเรียลไทม์
Microsoft Teams จึงเป็นเครื่องมือที่เหมาะสมอย่างยิ่งสำหรับการทำงานในทีม ทั้งในองค์กรขนาดใหญ่และเล็กที่ต้องการการสื่อสารที่รวดเร็วและการทำงานที่มีประสิทธิภาพในทุกสภาพแวดล้อม ทั้งในออฟฟิศหรือการทำงานจากที่บ้าน (remote work)
Zoho Cliq เป็นแพลตฟอร์มการสื่อสารและการทำงานร่วมกันออกแบบมาสำหรับทีมและองค์กร มีฟีเจอร์แชทที่หลากหลายและครอบคลุม อีกทั้งยังมีเครื่องมืออื่นๆอย่าง Zoho CRM, Zoho Mail, Zoho WorkDrive, Zoho Sheet, Zoho Campaigns และอื่นๆอีกมากมาย ที่ช่วยให้การทำงานหรือการมอบหมายง่ายเป็นไปอย่างราบรื่น เพื่อช่วยให้การสื่อสารภายในองค์กรมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น Zoho Cliq มีฟีเจอร์แชทที่หลากหลายและครอบคลุม เพื่อช่วยให้การสื่อสารภายในองค์กรมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น
.png)
ฟีเจอร์เด่นของ Zoho Cliq
การแชทที่ปลอดภัยและเป็นระเบียบ – รองรับการแชททั้งแบบ 1:1 และแบบกลุ่ม พร้อมระบบแยกช่องทาง (Channels) ทำให้สามารถจัดระเบียบการสนทนาได้ง่าย
การประชุมออนไลน์ที่สะดวก – รองรับการโทรด้วยเสียงและวิดีโอคอล พร้อมฟีเจอร์แชร์หน้าจอ เหมาะสำหรับการทำงานแบบไฮบริด
การรวมเครื่องมือเข้าด้วยกัน – ทำงานร่วมกับแอป Zoho อื่นๆ เช่น Zoho CRM, Zoho Projects, Zoho Desk และยังสามารถเชื่อมต่อกับแอปภายนอกผ่าน API
การแชร์ไฟล์: สามารถแชร์ไฟล์เอกสาร, รูปภาพ, วิดีโอ และอื่นๆ ในแชทได้โดยตรง ทำให้การทำงานร่วมกันบนไฟล์เป็นเรื่องง่าย
ความปลอดภัย: Zoho Cliq มีระบบรักษาความปลอดภัยที่มีประสิทธิภาพ ทำให้ข้อมูลที่สื่อสารในแชทมีความปลอดภัย
การเข้าถึงจากทุกอุปกรณ์: สามารถเข้าถึง Zoho Cliq ได้จากทุกอุปกรณ์ ไม่ว่าจะเป็นคอมพิวเตอร์, โทรศัพท์มือถือ, หรือแท็บเล็ต ทำให้การสื่อสารและการทำงานร่วมกันเป็นไปอย่างต่อเนื่อง
ด้วยฟีเจอร์เหล่านี้ Zoho Cliq จึงเป็นมากกว่าแค่แอปแชท แต่เป็น ศูนย์กลางการสื่อสาร ที่ช่วยให้ทีมทำงานร่วมกันได้อย่างคล่องตัวและมีประสิทธิภาพ ไม่ว่าคุณจะอยู่ที่ไหนก็ตาม
Google Workspace เป็นแอปพลิเคชันที่หลายคนอาจจะคุ้ยเคยอยู่แล้ว เพราะนอกจากจะมีเครื่องมืออื่นๆ ที่ช่วยให้การทำงานสะดวกยิ่งขึ้นแล้ว ก็ยังมีเครื่องมือสำหรับการแชทที่ชื่อว่า Google Chat เป็นแพลตฟอร์มแชทสำหรับธุรกิจและองค์กร ใน Google Workspace ที่ช่วยให้ทีมสามารถ ติดต่อสื่อสารและทำงานร่วมกันได้อย่างราบรื่น ผ่านข้อความ, ไฟล์ และการรวมเข้ากับแอปอื่นๆ ของ Google
ฟีเจอร์เด่นของ Google Chat
แชทเดี่ยว & แชทกลุ่ม: ส่งข้อความส่วนตัว หรือสร้าง ห้องแชทสำหรับทีม เพื่อสนทนาและติดตามงาน รองรับ Threaded Conversations (การตอบกลับเป็นหัวข้อ) ช่วยให้แชทเป็นระเบียบ ไม่ต้องเลื่อนหาข้อความเก่า
ผสานรวมกับ Google Workspace: แชร์ไฟล์จาก Google Drive ได้ทันที ไม่ต้องแนบไฟล์ให้ยุ่งยาก สามารถแก้ไขเอกสาร Google Docs, Sheets และ Slides ร่วมกันภายในแชท อีกทั้งยังมีการแจ้งเตือนอีเมลจาก Gmail เพื่อไม่พลาดอีเมลสำคัญ
รองรับ Google Meet & การประชุมวิดีโอ: กดประชุมผ่าน Google Meet ได้ทันทีจากห้องแชทและสามารถตั้งค่าการแจ้งเตือนประชุม แบบอัตโนมัติ ในแชท
บอทอัจฉริยะ & ระบบอัตโนมัติ: ใช้ Google Chat Bots เพื่อช่วยแจ้งเตือนงาน อัปเดตโปรเจกต์ และเชื่อมต่อกับแอปอื่น รองรับการทำงานร่วมกับ Slack, Trello, Asana และแอปธุรกิจอื่นๆ
ค้นหาข้อความได้ง่าย & ปลอดภัยสูง: ค้นหาข้อความเก่าได้รวดเร็ว ไม่ต้องเลื่อนหานาน ข้อมูลถูกเข้ารหัสและป้องกันการรั่วไหล
Google Chat จึงเป็นเครื่องมือการสื่อสารที่ ปลอดภัย คล่องตัว และรองรับการทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพ เหมาะสำหรับองค์กรที่ต้องการ ระบบแชทระดับมืออาชีพ ที่รวมเข้ากับ Google Workspace ได้อย่างไร้รอยต่อ ไม่ว่าจะเป็น Gmail, Google Drive, Google Meet และเครื่องมืออื่นๆ ช่วยให้ทีมทำงานได้สะดวกยิ่งขึ้น ไม่พลาดทุกการอัปเดต และสามารถจัดการงานได้ในที่เดียว
Mail Master เป็นผู้ให้บริการ Microsoft 365, Zoho Cliq และ Google Workspace อย่างเป็นทางการในประเทศไทย พร้อมให้คำปรึกษาและดูแลการใช้งานอย่างมืออาชีพ เพื่อช่วยให้ธุรกิจของคุณก้าวสู่ยุคดิจิทัลได้อย่างราบรื่น สนใจโซลูชันที่เหมาะกับองค์กรของคุณ ติดต่อ Mail Master ได้ที่ www.mailmaster.co.th
สรุป
แม้ว่า Line จะเป็นเครื่องมือสื่อสารที่สะดวก แต่ไม่เหมาะกับการทำงานในองค์กร เนื่องจากปัญหาข้อมูลหาย, การติดตามงานที่ยุ่งยาก และความปลอดภัยที่ไม่เพียงพอ สำหรับองค์กรที่ต้องการทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพและปลอดภัย ควรเลือกใช้เครื่องมือที่เหมาะสมกับการทำงานในยุคดิจิทัล เช่น Microsoft Teams, Zoho Cliq และ Google Workspace
