การเปลี่ยนไปใช้แพลตฟอร์มประสบการณ์พนักงาน (Employee Experience - EX) ใหม่สามารถยกระดับการทำงานร่วมกัน การมีส่วนร่วม และประสิทธิภาพการทำงานภายในองค์กรของคุณได้อย่างมาก อย่างไรก็ตาม การเปลี่ยนแปลงนี้จำเป็นต้องดำเนินการอย่างรอบคอบและพิจารณาปัจจัยสำคัญหลายประการเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ดีที่สุด

1. เข้าใจความต้องการของธุรกิจของคุณ

ก่อนที่จะดำเนินการเปลี่ยนแปลงสิ่งใด สิ่งสำคัญคือการเข้าใจอย่างชัดเจนว่าธุรกิจของคุณต้องการอะไรจากแพลตฟอร์มประสบการณ์พนักงาน (EX) ใหม่ เริ่มต้นด้วยการถามคำถามต่อไปนี้:

เรากำลังย้ายไปทำไม?*
เราต้องการแก้ไขปัญหาอะไร?
สิ่งที่เราต้องการมีอะไรบ้างที่ขาดหายไปจากแพลตฟอร์มปัจจุบัน?

ตัวอย่างเช่น คุณอาจกำลังมองหาแพลตฟอร์มที่ช่วยให้การสื่อสารง่ายขึ้น หรือที่ปรับปรุงการทำงานร่วมกันของทีมให้ดีขึ้น อาจเป็นเพราะบริษัทของคุณเติบโตขึ้นและต้องการสิ่งที่สามารถปรับขนาดได้ตามการเติบโตของธุรกิจ เมื่อคุณเข้าใจสิ่งที่คุณต้องการอย่างชัดเจน จะทำให้การค้นหาแพลตฟอร์มที่เหมาะสมกับเป้าหมายของคุณเป็นเรื่องที่ง่ายขึ้น

2. ให้ความสำคัญกับประสบการณ์การใช้งาน

ไม่ว่าบริษัทจะเลือกแพลตฟอร์มที่ดีแค่ไหน หากพนักงานพบว่ามันยากต่อการใช้งานพนักงานก็จะไม่ใช้แพลตฟอร์มนั้นๆ ดังนั้น การมีอินเตอร์เฟซที่เรียบง่ายและใช้งานง่ายจึงเป็นสิ่งสำคัญ

การนำทางที่ง่าย: เลือกแพลตฟอร์มที่ใช้งานง่าย พนักงานไม่ควรต้องใช้เวลาหลายชั่วโมงในการค้นหาวิธีการส่งข้อความหรือหาข้อมูลเอกสาร
รองรับมือถือ: เนื่องจากการทำงานระยะไกลและตารางเวลาที่ยืดหยุ่นกำลังเป็นเรื่องปกติ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าแพลตฟอร์มนั้นทำงานได้อย่างราบรื่นบนอุปกรณ์มือถือ
การสนับสนุนการเริ่มต้นใช้งาน: เลือกแพลตฟอร์มที่มีการสนับสนุนและการฝึกอบรมที่ดี เพื่อให้พนักงานสามารถเริ่มต้นใช้งานได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ

3. ตรวจสอบการรวมเข้ากับเครื่องมือที่มีอยู่

แพลตฟอร์มใหม่ไม่ควรทำให้เกิดความยุ่งยากกับเครื่องมือที่ใช้แล้ว แต่ควรเสริมการทำงานของเครื่องมือที่มีอยู่

การรวมเข้ากับเครื่องมือของบุคคลที่สาม: ตรวจสอบให้แน่ใจว่าแพลตฟอร์มสามารถรวมเข้ากับเครื่องมือที่คุณใช้อยู่แล้ว เช่น ซอฟต์แวร์การจัดการโปรเจกต์หรือแอปการสื่อสาร สิ่งนี้จะช่วยป้องกันไม่ให้พนักงานต้องสลับไปมาระหว่างแอปพลิเคชันต่าง ๆ และทำให้การทำงานเป็นไปอย่างราบรื่น
การโยกย้ายข้อมูลอย่างง่าย: การโยกย้ายข้อมูลที่มีอยู่ เช่น โปรไฟล์พนักงาน ไฟล์ หรือการสื่อสารก่อนหน้า ควรทำได้ง่าย ค้นหาแพลตฟอร์ม EX ที่เสนอการโยกย้ายข้อมูลอย่างปลอดภัยและสะดวก เช่น Zoho Connect

4. ให้ความสำคัญกับความปลอดภัยและการปฏิบัติตามข้อกำหนด

เมื่อจัดการกับข้อมูลพนักงานและข้อมูลบริษัทที่ละเอียดอ่อน ความปลอดภัยเป็นสิ่งสำคัญที่สุด

การปกป้องข้อมูล: แพลตฟอร์มควรมีการเข้ารหัสที่แข็งแกร่งเพื่อปกป้องข้อมูลของคุณทั้งในระหว่างการถ่ายโอนและขณะจัดเก็บ
การปฏิบัติตามข้อกำหนด: ขึ้นอยู่กับอุตสาหกรรมของคุณ อาจมีข้อกำหนดเกี่ยวกับความเป็นส่วนตัวของข้อมูลเช่น GDPR หรือ HIPAA ตรวจสอบให้แน่ใจว่าแพลตฟอร์มใหม่ของคุณปฏิบัติตามข้อกำหนดเหล่านี้
การควบคุมการเข้าถึง: ค้นหาแพลตฟอร์มที่ให้คุณควบคุมว่าใครมีสิทธิ์เข้าถึงข้อมูลใด โดยการรับรองว่าข้อมูลที่ละเอียดอ่อนจะมองเห็นได้เฉพาะผู้ที่จำเป็นต้องรู้

5. มองหาตัวเลือกในการปรับแต่ง

องค์กรแต่ละแห่งมีวิธีการทำงานที่เป็นเอกลักษณ์ของตัวเอง และแพลตฟอร์ม EX ของคุณควรปรับตัวให้เข้ากับความต้องการของคุณ ไม่ใช่ให้คุณต้องปรับตัวเข้ากับแพลตฟอร์ม

ประสบการณ์ที่ปรับแต่งได้: เลือกแพลตฟอร์มที่สามารถปรับแต่งได้ เช่น แดชบอร์ดที่สามารถปรับแต่งได้ซึ่งให้พนักงานเข้าถึงเครื่องมือและข้อมูลที่ใช้บ่อยที่สุด
การสร้างแบรนด์: บางแพลตฟอร์มอนุญาตให้คุณปรับแต่งอินเทอร์เฟซให้มีโลโก้ของบริษัท เพื่อให้รู้สึกเหมือนเป็นส่วนขยายของวัฒนธรรมบริษัท การมีแบรนด์ของคุณปรากฏอาจช่วยให้พนักงานรู้สึกเชื่อมโยงมากขึ้น
ความยืดหยุ่นของฟีเจอร์: ตรวจสอบให้แน่ใจว่าแพลตฟอร์มสามารถเติบโตไปพร้อมกับธุรกิจของคุณ ค้นหาแพลตฟอร์มที่สามารถเพิ่มหรือลบฟีเจอร์ต่างๆ ได้ง่ายเมื่อความต้องการของคุณเปลี่ยนแปลง

6. สำรวจกลไกการมีส่วนร่วมและข้อเสนอแนะแบบพนักงาน

แพลตฟอร์ม EX ที่ดีที่สุดไม่ได้เพียงแค่ให้เครื่องมือ แต่ยังช่วยให้คุณเข้าใจความรู้สึกของพนักงาน

การวิเคราะห์อารมณ์ในเวลาจริง: บางแพลตฟอร์มมีฟีเจอร์การวิเคราะห์อารมณ์ซึ่งให้ข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับความพึงพอใจและการมีส่วนร่วมของพนักงานในเวลาจริง ช่วยให้คุณสามารถระบุปัญหาก่อนที่มันจะกลายเป็นปัญหาสำคัญ
แบบสำรวจและโพลล์: ข้อมูลย้อนกลับอย่างสม่ำเสมอเป็นกุญแจสำคัญในการรักษาสภาพแวดล้อมการทำงานที่ดี ตรวจสอบให้แน่ใจว่าแพลตฟอร์มของคุณสามารถส่งแบบสำรวจหรือโพลล์ได้ง่าย เพื่อรวบรวมความคิดเห็นของพนักงาน
ฟีเจอร์การรับรู้: หลายแพลตฟอร์มมีเครื่องมือในตัวสำหรับการรับรู้และชื่นชมพนักงานที่ทำงานหนัก การรับรู้จากเพื่อนร่วมงานสามารถส่งเสริมวัฒนธรรมการทำงานที่ดีและทำให้พนักงานรู้สึกมีค่า

7. พิจารณาเครื่องมือการสื่อสารและการทำงานร่วมกันของแพลตฟอร์ม

แพลตฟอร์มที่ดีในการพัฒนาประสบการณ์พนักงานควรช่วยให้การสื่อสารและการทำงานร่วมกันมีประสิทธิภาพมากขึ้น

การส่งข้อความและการโทรวิดีโอ: ฟีเจอร์การส่งข้อความทันทีและการประชุมทางวิดีโอเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับแพลตฟอร์มใดๆ พนักงานควรสามารถสื่อสารได้อย่างรวดเร็วและจัดการประชุมทางไกลได้โดยไม่มีปัญหา
การแชร์ไฟล์และการทำงานร่วมกันในเอกสาร: ตรวจสอบให้แน่ใจว่าแพลตฟอร์มสามารถให้พนักงานแชร์ไฟล์และทำงานร่วมกันในเอกสารแบบเรียลไทม์ ฟีเจอร์นี้มีความสำคัญโดยเฉพาะในสภาพแวดล้อมการทำงานทางไกลและไฮบริด
ฟีเจอร์ทางสังคม: แพลตฟอร์มที่มีฟีเจอร์ทางสังคม เช่น ฟอรัมการอภิปราย กลุ่ม หรือฟีดกิจกรรม สามารถช่วยให้พนักงานเชื่อมต่อและมีส่วนร่วมได้มากขึ้น

8. พิจารณาต้นทุนและผลตอบแทนจากการลงทุน (ROI)

การเปลี่ยนไปใช้แพลตฟอร์ม EX ใหม่ไม่เพียงแค่เป็นการตัดสินใจทางเทคนิค แต่ยังเป็นการตัดสินใจทางการเงินที่สำคัญ ควรพิจารณาต้นทุนและผลตอบแทนจากการลงทุนอย่างรอบคอบ

ต้นทุนเริ่มต้น: พิจารณาทั้งต้นทุนเริ่มต้น เช่น ค่าลิขสิทธิ์ การติดตั้ง และการฝึกอบรม รวมถึงค่าธรรมเนียมต่อเนื่อง เช่น ค่าสมัครสมาชิกและการบำรุงรักษา
ความคุ้มค่าต่อเงินที่ลงทุน: มองข้ามราคาเพียงอย่างเดียว แพลตฟอร์มที่มีราคาสูงกว่าอาจมีฟีเจอร์มากขึ้นซึ่งช่วยประหยัดเวลา เพิ่มผลผลิต และเพิ่มความผูกพันของพนักงาน ทำให้คุ้มค่ากับการลงทุน
ความสามารถในการขยายตัว: ตรวจสอบให้แน่ใจว่าโมเดลการกำหนดราคาของแพลตฟอร์มสอดคล้องกับแผนการเติบโตของบริษัทของคุณ คุณไม่ต้องการเผชิญกับการเพิ่มขึ้นของราคาอย่างมหาศาลเมื่อทีมของคุณขยายตัว

9. ตรวจสอบการสนับสนุนลูกค้าและความน่าเชื่อถือ

การสนับสนุนเป็นสิ่งสำคัญในการเปลี่ยนมาใช้แพลตฟอร์มใหม่ คุณต้องมั่นใจว่าผู้ให้บริการพร้อมช่วยเหลือคุณตลอดกระบวนการ

การสนับสนุนลูกค้า: เลือกแพลตฟอร์มที่มีบริการลูกค้ายอดเยี่ยม มีหลายช่องทางในการติดต่อ ไม่ว่าจะเป็นแชท อีเมล หรือโทรศัพท์ เพื่อให้คุณได้รับความช่วยเหลือทันทีที่ต้องการ
ความน่าเชื่อถือ: การที่แพลตฟอร์มขัดข้องอาจส่งผลกระทบต่อประสิทธิภาพการทำงานของคุณอย่างมาก เลือกแพลตฟอร์มที่มีชื่อเสียงด้านความน่าเชื่อถือและมีข้อตกลงระดับการให้บริการ (SLA) ที่ชัดเจนเกี่ยวกับเวลาทำงาน (uptime)
การอัปเดตและนวัตกรรม: เลือกแพลตฟอร์มที่มีการอัปเดตฟีเจอร์และการปรับปรุงใหม่ๆ อย่างสม่ำเสมอ เพื่อให้คุณได้รับเทคโนโลยีที่ทันสมัยและตอบสนองต่อความต้องการที่เปลี่ยนแปลงของคุณ

10. จัดการการยอมรับและการเปลี่ยนแปลงของพนักงาน

ความท้าทายที่ใหญ่ที่สุดในการนำแพลตฟอร์มใหม่มาใช้คือการทำให้พนักงานเห็นด้วยกับการเปลี่ยนแปลง วิธีจัดการเปลี่ยนแปลงนี้อย่างราบรื่นคือ:

มีส่วนร่วมของพนักงานตั้งแต่แรก: ขอความคิดเห็นจากพนักงานเกี่ยวกับฟีเจอร์ที่พวกเขาให้ความสำคัญ เมื่อพนักงานรู้สึกว่าความคิดเห็นของพวกเขามีคุณค่า พวกเขาจะมีแนวโน้มที่จะยอมรับแพลตฟอร์มใหม่มากขึ้น
การฝึกอบรมและการสนับสนุน: จัดการฝึกอบรมที่ครอบคลุมเพื่อให้พนักงานรู้สึกสบายใจในการใช้แพลตฟอร์ม พร้อมทั้งการสนับสนุนอย่างต่อเนื่องเพื่อช่วยในระหว่างการเปลี่ยนแปลง
การสื่อสารที่ชัดเจน: อธิบายอย่างโปร่งใสถึงเหตุผลที่คุณทำการเปลี่ยนแปลง และวิธีที่แพลตฟอร์มใหม่จะทำให้งานของพวกเขาง่ายขึ้น พนักงานจะสนับสนุนการเปลี่ยนแปลงมากขึ้นหากพวกเขาเข้าใจถึงประโยชน์ที่ได้รับ

สรุป

การเปลี่ยนไปใช้แพลตฟอร์ม Employee Experience ใหม่ถือเป็นก้าวสำคัญ แต่สามารถสร้างความแตกต่างอย่างมหาศาลต่อการทำงานร่วมกันของพนักงาน การพิจารณาปัจจัยสำคัญเหล่านี้จะช่วยให้คุณเลือกแพลตฟอร์มที่ตรงกับความต้องการและส่งเสริมการเติบโตของธุรกิจได้อย่างมีประสิทธิภาพ

เริ่มต้นการเปลี่ยนแปลงของคุณกับ Zoho Connect วันนี้ ติดต่อเรา Mail Master เพื่อยกระดับประสบการณ์ของพนักงานคุณ

ที่มา zoho