รวม 15 ฟีเจอร์ Zoho Mail ที่เหล่าผู้ใช้ไม่ควรพลาด

เนื่องจาก Zoho Mail มีอายุครบรอบ 15 ปี ในสัปดาห์นี้ และด้วยความพยายามอย่างต่อเนื่องที่จะพัฒนาให้ดีขึ้นและทำให้ลูกค้ามีความสุขมากขึ้น ตอนนี้คงเป็นโอกาสที่ดีที่ทางบริษัทแนะนำ 15 ฟีเจอร์ใน Zoho Mail ที่เหล่าผู้ใช้ไม่ควรพลาด

การย้ายข้อมูลที่ง่ายดายด้วย Zoho Mail 

สำหรับ Zoho Mail แอฟฯ สามารถเปลี่ยนข้อมูลทั้งหมดของผู้ใช้จากผู้ให้บริการอีเมลรายเดิมไปยัง Mail ได้อย่างง่ายดาย ด้วยความยืดหยุ่นในการย้ายข้อมูลโดยใช้โปรโตคอล IMAP หรือ POP โดยทำได้เพียงคลิกเดียว ข้อมูลอีเมลทั้งหมดของผู้ใช้ก็ถูกถ่ายโอนไปยัง Zoho Mail นอกจากนี้ผู้ใช้ยังสามารถกลับไปใช้อีเมลของตนเองได้ในกล่องจดหมายที่มุ่งเน้นด้านความปลอดภัย และเป็นระเบียบมากขึ้น

ชุดแอปที่มี Zoho Trident

ผู้ใช้สามารถควบคุมความสามารถเต็มรูปแบบของระบบปฏิบัติการของเขาสำหรับ Zoho Mail ด้วย Zoho Trident ซึ่งเป็นแอพฯ แบบเนทิฟที่มอบประสบการณ์ผู้ใช้ที่รวดเร็วและปลอดภัยโดย Trident เป็นโซลูชันอีเมลที่ครอบคลุมมาพร้อมการรักษาความปลอดภัยที่แข็งแกร่งในการบูต รองรับหลายบัญชีเพื่อเพิ่มความสะดวกในการจัดการอีเมล หรืออีกประการหนึ่งของ Trident ที่มองข้ามไม่ได้คือการเข้ารหัสเมื่อไม่ได้ใช้งาน สิ่งนี้จะช่วยปกป้องข้อมูลของผู้ใช้จากการเข้าถึงโดยไม่ได้รับอนุญาต Trident ยังมาพร้อมกับชุดคุณสมบัติต่างๆ เช่น งาน ปฏิทิน รายชื่อติดต่อ และบันทึกย่อ ในที่เดียว 

องค์ประกอบการทำงานร่วมกัน : สตรีม แบ่งปันร่างอีเมล 

Enter Streams เป็นฟีเจอร์สไตล์โซเชียลมีเดียสำหรับการทำงานร่วมกันจาก Zoho Mail ซึ่งขณะช่วยให้มีเธรดอีเมลที่น่าสับสนน้อยลงและมีข้อความโต้ตอบมากขึ้น โดย Streams จะทำให้ผู้ใช้และทีมของตนเองมารวมตัวกันเพื่อเสนอแนวคิด ลงมือปฏิบัติตามแผน และดำเนินการตามแผน ทำให้ข้อความมีการโต้ตอบสูง ซึ่งหมายความว่าผู้ใช้สามารถลงมือปฏิบัติและรู้สึกมีส่วนร่วมได้

นอกจากนี้ Zoho Mail ยังช่วยให้ผู้ใช้สามารถแบ่งปันอีเมลฉบับร่างกับผู้อื่นเพื่อรับความคิดเห็นและการอนุมัติได้ ซึ่งหมายความว่าอีเมลสำคัญใดๆ จะถูกส่งไปเพื่อขออนุมัติจากผู้ใช้ก่อนที่จะส่ง

ไฟล์แนบ : ดูตัวอย่าง แบ่งปัน และอัปโหลด

ด้วย Zoho Mail ผู้ใช้จะไม่ต้องเผชิญข้อความที่ไม่ประสงค์ ในกรณีที่มีการส่งไฟล์แนบขนาดใหญ่ และเมื่อผู้ใช้ได้รับไฟล์แนบ ผู้ใช้สามารถใช้ตัวเลือกแสดงตัวอย่างเพื่อดูข้อมูลสรุปว่าไฟล์แนบนั้นเกี่ยวกับอะไรโดยไม่ต้องดาวน์โหลด

การใช้ฟีเจอร์ดูไฟล์แนบทำให้ผู้ใช้สามารถแชร์ไฟล์ได้อย่างรวดเร็วและง่ายดาย เนื่องจากโปรแกรมดูไฟล์แนบจะจัดเรียงไฟล์แนบทั้งหมดตามประเภทไฟล์

นโยบายความปลอดภัย TFA และอีเมลเพื่อช่วยเหลือ 

Zoho Mail นั้นครอบคลุมด้านความปลอดภัย ด้วยแนวทางที่ให้ความสำคัญกับความเป็นส่วนตัวเป็นหลัก อีกทั้ง Zoho Mail ยังอำนวยความสะดวกให้กับประสบการณ์การรับส่งอีเมลที่ปลอดภัยสำหรับผู้ใช้ ด้วยฟีเจอร์ด้านความปลอดภัย เช่น TFA ศูนย์ข้อมูลที่มีความปลอดภัยสูง ตัวกรองสแปมที่มีประสิทธิภาพมากมาย และอื่นๆ อีกมากมาย ผู้ใช้จึงมั่นใจได้ว่าข้อมูลสำคัญต่างๆ ของผู้ใช้จะไม่ถูกขโมย หรือถูกเผยแพร่

ความสามารถในการกำหนดนโยบายอีเมลในฐานะผู้ดูแลระบบทำให้สามารถควบคุมผู้ใช้อีเมลในองค์กรได้อย่างสมบูรณ์ ผู้ใช้สามารถกำหนดสิทธิ์ ข้อจำกัด และบทบาทเพื่อให้แน่ใจว่าทุกคนจะได้รับประสบการณ์อีเมลที่ปลอดภัย ด้วยการควบคุมอย่างละเอียดในแต่ละรายละเอียด

ตัวกรองและการค้นหาขั้นสูง 

ตัวกรอง การรักษาความปลอดภัยด้วย Zoho Mail  ผู้ใช้สามารถใช้ตัวเลือกตัวกรองเพื่อจัดเรียงกล่องจดหมายของตนเองโดยอัตโนมัติและเมื่อผู้ใช้ได้รับอีเมล ผู้ใช้สามารถตั้งกฎสำหรับวิธีการทำงานของอีเมลหากตรงกับเงื่อนไขบางประการ

การค้นหาข้นสูง ในกรณีที่ผู้ใช้ ต้องการค้นหาข้อมูลที่เป็นประโยชน์ที่ได้มีการส่งมาถึงตนเอง นี่คือจุดที่ฟีเจอร์การค้นหาขั้นสูงของ Zoho Mail โดดเด่น โดยผู้สามารถไปที่ "ค้นหา" ที่ด้านขวาบนของหน้าจอ Mail แล้วค้นหาได้เลย

หากผู้ใช้ ใช้แอปพลิเคชันอื่นๆ เช่นกัน เช่น Asana ในการจัดการโครงการ Evernote สำหรับการจดบันทึก และ Zoom สำหรับการประชุมทางวิดีโอ เพื่อรวบรวมทุกอย่างไว้ในที่เดียวเพื่อประสิทธิภาพการทำงานสูงสุด Zoho Mail ได้ปูทางไว้

บูรณาการเพื่อความสะดวกในขั้นตอนการทำงาน 

Zoho Mail สามารถทำงานร่วมกับแอปพลิเคชันยอดนิยม อื่นๆ ได้ดีในรูปแบบของวิดเจ็ตอิเล็กทรอนิกส์และการผสานรวม ผู้ใช้สามารถกำหนดค่านี้ภายใน Zoho Mail และเข้าถึงได้เลยทันที  

หากเขาต้องการแปลงอีเมลให้เป็นงาน ผู้ใช้มีตัวเลือกในการเพิ่มอีเมลนั้นใน Asana อีเมลสำคัญทั้งหมดที่ผู้ใช้ได้รับสามารถแปลงเป็นบันทึกย่อตามบริบทและเพิ่มลงใน Evernote ได้ การผสานรวมเหล่านี้ทำให้เกิดแนวทางใหม่สำหรับผู้ใช้ในการเข้าถึงอีเมลของตนเอง  โดยผู้ใช้สามารถทำงานได้หลายอย่างพร้อมกันอย่างมีประสิทธิภาพโดยไม่ต้องข้ามไปมาระหว่างหลายแท็บ ซึ่งจะทำให้ประสิทธิภาพการทำงานลดลง

การช่วยเหลือของ Zia

หากผู้ใช้ได้รับอีเมลฉบับใหญ่ที่เต็มไปด้วยข้อมูลขณะที่กำลังจะเข้าสู่การประชุม และเป็นอีเมลสำคัญที่จำเป็นต้องตอบกลับโดยทันที ในกรณีดังกล่าวด้วย Zia และความสามารถของ AI จะช่วยให้ผู้ใช้สามารถสรุปเนื้อหาของอีเมลนั้นได้อย่างง่ายดายในระยะเวลาอันรวดเร็ว 

การมอบหมายกล่องจดหมาย 

Zoho Mail มาพร้อมกับฟีเจอร์ที่เรียกว่าการมอบหมายกล่องจดหมาย : โดยผู้ใช้สามารถมอบหมายผู้รับมอบสิทธิ์ไปยังกล่องจดหมายของเขาซึ่งสามารถตอบสนอง ตอบกลับ หรือเก็บถาวรอีเมลในนามของเขาได้ ซึ่งผู้ใช้จะยังคงควบคุมกล่องจดหมายของเขาในระดับผู้ดูแลระบบโดยมีระดับสิทธิ์ที่แตกต่างกันที่เขาสามารถตั้งค่าได้ในขณะที่มอบหมาย และแม้ว่าการมอบหมายกล่องจดหมายจะดูแลอีเมลทั่วไปที่ไม่รับประกันการตอบกลับจากผู้ใช้ แต่ก็มีอีเมลบางฉบับที่ต้องป้อนข้อมูลจากผู้ใช้และอาจต้องมีความเป็นมืออาชีพด้วยเช่นกัน

การสร้างลายเซ็นแบบกำหนดเอง 

ผู้ใช้สามารถสร้างลายเซ็นแบบกำหนดเองซึ่งรวมถึงการกำหนด ชื่อบริษัท ข้อมูลติดต่อ ชื่อโซเชียลมีเดีย และอื่นๆ การเพิ่มลิงก์ไปยังเว็บไซต์ของบริษัทซึ่งมีส่วนช่วยให้ธุรกิจของผู้ใช้เป็นที่รู้จักมากขึ้น
นอกจากนี้ลายเซ็นอีเมลยังแนะนำ ผู้ใช้ให้รู้จักกับผู้รับ ช่วยสร้างความรู้สึกแบบมืออาชีพ และทำให้ธุรกิจของผู้ใช้ปรากฏต่อผู้มีโอกาสเป็นลูกค้ามากขึ้น

อินเตอร์เฟซ RTL 

ในกรณีที่องค์กรของผู้ใช้มีหลายสาขา ทั้งในและนอกประเทศ และยังมีพนักงานที่ทำงานจากส่วนต่างๆ ของโลก อาจจะมีไปจนถึงภูมิภาค MEA และเพื่อให้แน่ใจว่าพนักงานของผู้ใช้จากภูมิภาค MEA รู้สึกเหมือนอยู่บ้าน Zoho Mail มาพร้อมกับการสนับสนุนอินเทอร์เฟซแบบขวาไปซ้าย (RTL)

การเปลี่ยนธีม 

ใน Zoho Mail นั้นผู้ใช้สามารถปรับปรุงอินเทอร์เฟซของเขาให้มีรูปลักษณ์ใหม่และปรับแต่งให้เหมาะกับรสนิยมของเขาได้เพื่อให้ผู้ใช้สนุกกับการปรับปรุงหน้าโฮมของตนเอง นอกจากนี้ยังได้รับการพิสูจน์ทางวิทยาศาสตร์ แล้วว่าสีที่ต่างกันสามารถส่งผลโดยตรงต่ออารมณ์ของผู้คน

อีกทั้งผู้ใช้ยังสามารถสลับไปมาระหว่างโหมดมืดและโหมดสว่างได้ ขึ้นอยู่กับความรู้สึกของผู้ใช้ นอกจากนี้ยังมีตัวเลือกในการเปลี่ยนสีเน้นของอินเทอร์เฟซ เพื่อให้ผู้ใช้ใช้ฟีเจอร์นี้เพื่อแยกความแตกต่างระหว่างบัญชีอีเมลของเขา

รองรับ 73 ภาษาใน Zoho Mail  

Zoho Mail นั้นสามารถใช้ภาษาได้หลายภาษาและใช้ได้อย่างคล่องแคล่ว โดย Zoho Mail นั้นรองรับภาษาถึง 73 ภาษา ทำให้เป็นหนึ่งในไคลเอนต์อีเมลที่ครอบคลุมมากที่สุดทำให้ผู้ใช้สามารถสื่อสารกับผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าในท้องถิ่นของตนได้โดยไม่มีอุปสรรคด้านภาษา

การเข้าถึงเมลของตนเองแบบออฟไลน์
ในกรณีที่ผู้ใช้กำลังเดินทางฃ หรือขณะอยู่บนเครื่องบิน ผู้ใช้อาจจะสะดวกหรือไม่สามารถเข้าถึงอินเทอร์เน็ตได้ หรืออีกนัยหนึ่งก็คือ ผู้ใช้ไม่สามารถเข้าถึงอีเมลของตนเองได้ แต่ Zoho Mail ยังคงมาพร้อมฟีเจอร์การเข้าถึงแบบออฟไลน์ โดยฟีเจอร์อีเมลแบบออฟไลน์นั้นสามารถติดตามอีเมลสำคัญที่ผู้ใช้อาจพลาดไป และสามารถตอบอีเมล ตรวจสอบกล่องจดหมาย และเขียนอีเมลใหม่ได้ ทันทีที่ผู้ใช้อยู่ในสถานที่ที่มี WiFi การเปลี่ยนแปลงทั้งหมดเหล่านี้จะถูกซิงค์กับคลาวด์

การกำหนดค่าการตอบกลับอัตโนมัติ

หลังจากวันอันแสนวุ่นวายเต็มไปด้วยการประชุม การใช้คีย์บอร์ดเพื่อบรรลุ "ศูนย์กล่องจดหมาย" ที่เป็นที่ต้องการอย่างมาก และช่วงที่ต้องทำงานหนักมากมาย ในที่สุด John ก็รู้สึกว่าเขาต้องการหยุดพัก แต่สิ่งที่เกี่ยวกับอีเมลก็คือ พวกเขาไม่รู้ว่าคุณไปเที่ยวช่วงวันหยุดเมื่อไร

ใน Zoho Mail ผู้ใช้สามารถตั้งค่าการตอบกลับอัตโนมัติสำหรับบัญชีอีเมลของตนเองได้อย่างง่ายดาย เพื่อส่งข้อความที่กำหนดเองถึงใครก็ตามที่ส่งอีเมลถึงผู้ใช้ในขณะที่ผู้ใช้ไม่อยู่ โดยผู้ใช้สามารถตรวจสอบให้แน่ใจได้ว่าแม้ว่าคนสำคัญจะส่งอีเมลถึงตนเองในวันหยุด แต่พวกเขาจะได้รับคำตอบที่เหมาะสมพร้อมข้อมูลติดต่อที่เกี่ยวข้อง

นอกจากนี้ยังสามารถกำหนดเวลาข้อความเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงานในกรณีที่ผู้ใช้อาจลาป่วย ออกไปทำงาน หรือระหว่างออกผลิตภัณฑ์เมื่อผู้ใช้ไม่สามารถตรวจสอบอีเมลได้ 
 

ที่มา ZohoฺBlog