อีเมลเป็นอีกสิ่งหนึ่งที่มีขึ้นเพื่ออำนวยความสะดวก แต่กลับเปลี่ยนเป็นสิ่งที่น่ากลัวอย่างรวดเร็ว เมื่อผมมีอีเมลหลายร้อยฉบับที่รอการเปิดอ่าน ยิ่งเห็นอีเมลที่ยังไม่ได้อ่านเยอะๆ ก็ยิ่งรู้สึกแย่จนอยากจะทำเป็นไม่เห็นอีเมลพวกนั้นไปเรื่อยๆ แต่ถ้าเราสามารถนำเคล็ดลับการใช้อีเมลแบบเทพๆ มาใช้ เราก็ไม่เห็นกล่องจดหมายเป็นอุปสรรคของเราอีกต่อไป
มีหลายปัจจัยที่มีผลต่อประสิทธิภาพในการใช้อีเมล ไม่ใช่แค่การเขียนอีเมลเท่านั้น แต่การตั้งค่ากล่องจดหมาย, การจัดการอีเมล และการรู้เวลาที่เหมาะสมในการเช็คอีเมล มีผลต่อประสิทธิภาพในการใช้อีเมลทั้งสิ้น ซึ่งการเพิ่มประสิทธิภาพการใช้อีเมลส่งผลต่อการเพิ่มประสิทธิผลในการทำงาน และนั่นหมายความว่า การทำทุกสิ่งทุกอย่างให้เสร็จ โดยใช้เวลาให้น้อยลง ซึ่งคือสิ่งที่เราต้องการ!
การกำหนดเวลาเพื่อ "เช็คอีเมล"
ความผิดพลาดที่ยิ่งใหญ่ที่สุดของผู้ที่ใช้งานอีเมล ไม่ว่าจะใช้ผ่าน Gmail, Thunderbird หรือ Postbox คือพวกเขาจะไม่ออกจากระบบ และปล่อยให้กล่องข้อความอีเมลทำงานในพื้นหลังอยู่ตลอดเวลา ความผิดพลาดอีกประการหนึ่งคือ การใช้ฟังค์ชั่นการแจ้งเตือนทุกนาที เมื่อมีอีเมลเข้ามาไม่ว่าจะเป็นอีเมลที่สำคัญหรือไม่ก็ตาม
ความจริงที่ปฏิเสธไม่ได้ คือ เมื่อมีการเช็คอีเมลบ่อยๆ นั้นหมายความว่าคุณจะไม่สามารถ focus ไปที่งานอื่นได้เลย และเมื่อไหร่ที่คุณสามารถสร้างสมาธิกับงานตรงหน้าได้ การแจ้งเตือนอีเมลที่เข้ามาใหม่ก็จะทำลายสมาธิของคุณในทันที
ดังนั้น คุณควรมองกล่องจดหมายของคุณให้เหมือนอย่างงานอื่นๆ อย่าให้ชีวิตของคุณติดตามอีเมลอยู่ตลอดเวลา ควรจัดเวลาสำหรับเข้าไปเช็คอีเมล อาจจะแค่วันละครั้ง หรือ สามครั้งต่อวัน ใช้เวลาสักครู่ทำทุกอย่างที่คุณต้องการ จากนั้นปิดอีเมลเพื่อหยุดความเคยชิน มันอาจต้องใช้เวลาซักพักเพื่อให้ชินกับนิสัยใหม่นี้ แต่เชื่อผมเถอะ ความสามารถในการทำงานของคุณจะเพิ่มขึ้นอย่างแน่นอน
กำจัดส่วนที่เกินมา
สิ่งแรกที่คุณควรทำเวลาเปิดกล่องจดหมาย คือ ให้ลบอีเมลทุกฉบับที่ไม่สำคัญ โดยให้คุณลองคิดว่าตัวเองเป็นช่างแกะสลักที่มีหินอ่อนก้อนใหญ่ ซึ่งคุณจำเป็นต้องตัดและกำจัดส่วนเกินออกไปก่อนที่คุณจะเริ่มงานจริง
ลองจินตนาการดูว่าในการเปิดกล่องจดหมายแล้วเจออีเมลกว่า 350 ฉบับรอการตอบกลับนั้น จริงๆ เราสามารถใช้เวลาเพียงแค่ 5 นาที ในการสแกนดูหัวข้อ เพื่อเลือกอีเมลที่ไม่สำคัญและกดลบ หลังจากนั้น คุณจะเหลืออีเมลที่ต้องตอบกลับเพียงแค่ 50 ฉบับเท่านั้น
อ่านและตอบกลับทันที
คุณมักจะเปิดอีเมลดูว่าคุณจำเป็นต้องทำอะไรบ้าง แต่มักจะทิ้งมันไว้ทำวันหลัง นี่อาจจะเป็นความเคยชินที่มีความเสี่ยง จะเกิดอะไรขึ้นถ้าคุณลืมตอบกลับอีเมล? และจะเกิดอะไรขึ้นถ้าอีเมลนั้นหายไปด้วยเหตุบางอย่าง และจะเกิดอะไรขึ้นถ้าจริงๆ แล้วคุณจำเป็นต้องตอบกลับเร็วกว่าเวลาที่คุณประเมินไว้
ถ้าทำมันทุกอย่างในทันทีจะดีกว่ามั้ย เพื่อป้องกันการสะสมของความรู้สึกว่าเรายังต้องตอบกลับอีเมลนั้นอยู่นะ ซึ่งความรู้สึกนั้นจะตามหลอกหลอนเราไปเรื่อยๆ จนกว่าเราจะตอบอีเมลทั้งหมด การตอบอีเมลกลับทันทีจะช่วยให้คุณไม่ลืมอีเมลที่สำคัญ ทำให้ลูกค้า, เพื่อน และผู้ติดต่อธุรกิจกับคุณ รู้สึกสบายใจ เพราะคุณตอบกลับด้วยความรวดเร็ว
เมื่อคุณมีกล่องจดหมายที่สะอาด ไม่รก และไม่เต็มไปด้วยจดหมายที่รอการตอบกลับ คุณก็จะสามารถจัดตารางการเช็คอีเมลได้ และหากคุณไม่ต้องการอ่าน และตอบกลับในทันที อย่างน้อยก็ควรลองดูตัวช่วยในเรื่องการแจ้งเตือนอีเมลเอาไว้
การตอบกลับอัตโนมัติ
การตอบกลับอัตโนมัติเป็น feature สุดเทพที่กลายเป็นมาตรฐานสำหรับโปรแกรมหรือระบบการให้บริการอีเมล อธิบายง่ายๆ การตอบกลับอัตโนมัติเป็นการสร้าง template ไว้ล่วงหน้าเพื่อใช้ตอบอีเมลในคลิกเดียว สิ่งนี้มันดีมากๆ เมื่อคุณพบว่าตัวคุณเองพิมพ์ข้อความตอบกลับซ้ำแล้วซ้ำเล่า เช่น เมื่อมีคนส่งคำถามเกี่ยวกับบางหัวข้อซ้ำๆ กัน การตั้งให้มีการตอบกลับแบบอัตโนมัติจะช่วยลดเวลาในการทำงานมากขึ้น
สั้นๆเข้าไว้
วิธีที่ดีที่สุดในการลดเวลาการใช้งานอีเมล คือการลดเวลาที่เสียไปกับการตอบอีเมล ทั้งนี้ สำหรับอีเมลธุรกิจหรืออีเมลส่วนตัวที่สำคัญนั้นย่อมต้องใช้เวลาในการตอบกลับดีๆ แต่ใช่ว่าเราจะต้องใช้เวลาเขียนอีเมลยาว 5-10 ย่อหน้า สำหรับทุกๆ อีเมล อย่าลืมว่าอีเมลนั้นมีความเป็นทางการน้อยกว่าการเขียนจดหมาย
เราควรจะมีความชัดเจนในประเด็นหลักที่เราต้องการจะสื่อในอีเมล และพยายามที่จะเขียนให้ยาวไม่เกิน 1-3 ย่อหน้า นึกภาพความลำบากของเราเวลาเปิดมาเจออีเมลมากมาย ผู้รับอีเมลของเราก็ต้องพบเจอความลำบากนั้นไม่ต่างกัน เพราะฉะนั้น นอกจากการเขียนอีเมลสั้นๆจะช่วยประหยัดเวลาของคุณแล้ว ยังช่วยประหยัดเวลาของผู้รับอีเมลของคุณด้วย ซึ่งพวกเค้าจะต้องรู้สึกขอบคุณเมื่อเห็นอีเมลสั้นๆ
ใช้ตัวกรอง (Filters) เพื่อจัดระเบียบ
การนำตัวกรอง (filters) มาใช้สามารถปฏิวัติการใช้งานอีเมลของคุณได้ โดยหลักการ ตัวกรองจะดูอีเมลขาเข้าทั้งหมด และหากเป็นไปตามเกณฑ์ของตัวกรอง ระบบก็จะย้ายอีเมลไปยังโฟลเดอร์ หรือติดป้ายกำกับเฉพาะ โดยเกณฑ์ของตัวกรองมีทั้ง การระบุผู้ส่งอีเมล, หัวเรื่องของอีเมล, เนื้อหาในอีเมล ฯลฯ
ตัวกรองเป็นเครื่องมือที่ดีมากในการจัดระเบียบกล่องจดหมายของคุณ บ่อยครั้งที่คุณมักจะได้รับข่าวสารจากการขายสินค้า, การแจ้งเตือนจาก social media ต่างๆ และ ใบแจ้งค่าใช้จ่ายผ่านทางอีเมล ตัวกรอง (filters) สามารถแบ่งประเภทอีเมลที่คุณไม่ต้องการออกจากกล่องจดหมายของคุณได้ ซึ่งช่วยประหยัดเวลาในการเช็คอีเมลอย่างมาก นอกจากนี้ ยังเป็นการช่วยลดความเสี่ยงการลบอีเมลไปอย่างไม่ตั้งใจ
ข้อสรุป
อีเมลนั้นเป็นเทคโนโลยีง่ายๆ แต่เราสามารถใช้งานแบบโปรๆ ได้ ซึ่งสิ่งที่สำคัญ คือ การ ระบุจุดที่คุณเสียเวลาไปกับมันเยอะที่สุด และหาทางลดเวลาตรงนั้น หวังว่าเคล็บลับต่างๆ ที่กล่าวข้างต้นจะช่วยชี้ให้คุณเห็นว่าเวลาของคุณหายไปกับอะไร และคุณจะสามารถเอาประสิทธิภาพในการทำงานคืนมาได้อย่างไร
ที่มา : http://www.makeuseof.com/tag/how-to-email-like-a-pro/
