เป็นที่ทราบกันดีอยู่แล้วว่า Email คืออีกหนึ่งช่องทางการสื่อสารอย่างเป็นทางการ ทั้งระหว่างบุคคล รวมถึงระหว่างธุรกิจกับบุคคลด้วย นอกจากนี้ ถึงแม้ว่าในชีวิตจริงเราจะไม่ได้ใช้อีเมลคุยส่วนตัว แต่ก็ปฏิเสธไม่ได้เลยว่า ทุกคนล้วนต้องมีอีเมลประจำตัวอย่างน้อย 1 อีเมล เพื่อใช้ในการล็อกอินเข้าใช้งานระบบต่างๆ หรือยืนยันตัวตนสมัครใช้งานแอปพลิเคชัน หรือสมัครรับข่าวสารต่าง ๆ เป็นต้น
แต่ถึงอย่างไรก็ตามหลายครั้งที่อีเมลสำคัญต่างๆ เหล่านี้มักจะเข้าไปอยู่ในกล่อง Spam หรือผู้รับไม่ได้รับเมลซึ่งผู้ใช้หลายคนก็มักจะประปัญหาดังกล่าวอยู่เป็นประจำ ซิ่งถ้าเป็นในทางธุรกิจ ก็เรียกได้ว่าเป็นปัญหาใหญ่เลยก็ว่าได้ เพราะอาจทำให้เสียทั้งโอกาส แลเสียดีลดีๆ กันเลยก็ได้
แต่จริงๆ แล้วในทางธุรกิจ ปัญหาเหล่านี้มีทางแก้ ซึ่งจะใช้วิธีไหน เดี๋ยววันนี้ Mail Master จะพาไปดูกัน
ประเภทของ Email
อันดับแรก เราจำเป็นต้องทำความเข้าใจถึงสาเหตุที่ทำไมบางเมลถึงติดสแปม แต่บางเมลก็ส่งได้ปกติก่อน ซึ่งถ้าแบ่งตามประเภทของอีเมลที่ใช้กันบ่อย ๆ จะมีอยู่ 3 ส่วนด้วยกัน ได้แก่
1. Personal Email
เชื่อว่าหลายคนคงคุ้นเคยกับอีเมลประเภทนี้อยู่แล้ว นั่นคืออีเมลส่วนตัว จำพวก @gmail @outlook @yahoo ต่าง ๆ ที่เราสามารถสมัครใช้งานกันได้ฟรี ไม่มีค่าใช้จ่ายนั่นเอง
2. Marketing Email
อีเมลทางการตลาดต่าง ๆ เช่น โปรโมชันพิเศษ, ข่าวเปิดตัวโปรดักต์ใหม่, แบบสอบถาม ซึ่งถือเป็นอีกหนึ่งประเภท ที่ทุกคนคงได้ยินชื่ออยู่บ่อย ๆ และมีความคุ้นเคยกันอยู่ประมาณหนึ่ง โดยเฉพาะในกลุ่มนักการตลาด
3. Transactional Email
อีเมลประเภทนี้จะใกล้เคียงกับ Marketing Email หากแต่จะมีการส่งให้แบบอัตโนมัติ ในกรณีที่ทาง User ทำ Action หรือ Transaction บางอย่าง เช่น คอนเฟิร์มออร์เดอร์, การกกดลืมพาสเวิร์ด, ส่ง OTP, อัปเดตสเตตัสการจัดส่งสินค้า เมื่อเวลาสั่งซื้อสินค้าก็จะได้รับอีเมลประเภทนี้ด้วยเช่นกัน
อีกหนึ่งข้อแตกต่างของ Marketing Email กับ Transactional Email ที่เห็นได้ชัดเจนเลยก็คือ เราสามารถดูจาก Action ของ User เป็นหลักก็ได้ด้วยเช่นกัน ตัวอย่างเช่น ถ้าหากเราทำการตลาดเพื่อให้เกิดยอดขาย การส่ง Marketing Email จะเป็นการทำให้ผู้รับเกิด Action อะไรบางอย่าง เช่น สั่งซื้อ, กดดูสินค้า, กดอ่านบทความ, สมัครคอร์สเรียน
ซึ่งในขณะเดียวกัน Transactional Email จะเป็นอีเมลที่ส่งข้อมูลเกี่ยวกับสิ่งที่ผู้รับทำไปแล้ว เช่น ยืนยันการสมัครเรียน, ยืนยันการเปลี่ยนอีเมล ซึ่งทางผู้รับ จะได้รับเฉพาะเวลาที่มีการยื่นขอเปลี่ยนอีเมลของแอคเคาท์ เป็นต้น
สาเหตุที่ Email ติดสแปม (Spam)
จากที่มีการกล่าวไปข้างต้นว่า ทำไมบาง Email ถึงติดสแปม แต่บาง Email ก็สามารถส่งได้ปกติ นั่นเพราะ Email แต่ละประเภทจะมีเลข IP ที่แตกต่างกันเพื่อให้กล่องเมลสามารถแยกประเภทได้ว่าอีเมลที่ส่งไปนั้นเป็นเมลแบบสื่อสารส่วนตัวทั่วไป เป็นเมลนี้เป็นเมลโปรโมชัน หรือเป็นเมล Transactional ซึ่งเราก็จะพอเห็นได้เวลา บางทีกล่องเมลจะแยกประเภทให้เราอัตโนมัติ ซึ่งแน่นอนว่าในมุมของการส่งจริง ในใช้อีเมลส่วนตัวในการส่งทุกรูปแบบก็สามารถทำได้ แต่ปัญหาที่ตามมาโดยที่หลายคนอาจจะไม่ทราบก็คือ ในเรื่องของข้อจำกัดในการใช้อีเมลส่วนตัวนั่นเอง
ข้อจำกัดของอีเมลส่วนตัว
Google Mail แบบฟรีส่งได้ 500 อีเมลต่อวัน แบบ Workspace 2,000 อีเมลต่อวัน
Outlook ฟรีส่งได้ 300 อีเมลต่อวันและ 10,000 อีเมลต่อวันสำหรับ Microsoft 365
ในขณะที่ Transactional Email ส่งได้ไม่จำกัดจำนวน
ในการส่ง Email ส่วนตัวนั้น ตามปกติแล้วเราอาจจะไม่ได้ส่งถึง 300 อีเมลต่อวัน จึงไม่ได้เป็นปัญหาสำหรับผู้ใช้ทั่วไปเท่าไรนัก แต่ถ้าเป็นในด้านธุรกิจ ในกรณีที่เรามีรายชื่ออีเมล 3,000 คนหรืออาจะมากกว่านั้น ปริมาณหลักพันที่ส่งได้ก็ใช้ก้อาจจะไม่เพียงพอ อีกทั้งการส่งอีเมลออกไปถี่ ๆ ครั้งละมาก ๆ ด้วยอีเมลธรรมดา สิ่งที่ตามมาคือ ตัวระบบอาจจะคิดว่านี่อีเมลดังกล่าวนั้นเป็นสแปมเนื่องจากมีการส่งเยอะและใช้เป็นเมลส่วนตัวในการส่ง เป็นต้น
เหตุผลที่องค์กรธุรกิจ ไม่ใช้อีเมลส่วนตัวในการทำงาน
องค์กรธุรกิจที่เราเห็น มักเลือกใช้ Marketing Email ในการส่งข่าวสาร และโปรโมชันมากกว่าอีเมลส่วนตัว เพราะนอกจากจะใช้นอกจากใช้ง่าย กดส่งให้ลิสต์รายชื่อได้เลย อีกทั้งยังส่งได้ทีละหลักพันถึงหลักหมื่นฉบับ อีกทั้งในเรื่องระบบอัตโนมัติก็ทำได้ดีเช่นเดียวกัน
อย่างไรก็ตาม ถึงว่าจะใช้ Marketing Email ก็ยังมีปัญหาในเรื่องของสแปมอยู่เช่นเดียวกัน ซึ่งถ้าหากว่าผู้ใช้กดลบอีเมลโดยที่ไม่ได้กดอ่านหลายครั้ง เมื่อเราส่งฉบับใหม่ ก็มีโอกาสที่ Email ที่เราส่ง จะเข้ากล่องสแปมได้เช่นกัน เพราะ IP ถูกระบบจำว่าเข้าไป Junk Box ของผู้ใช้บ่อย ๆ
ปัจจัยอื่น ๆ ที่ทำให้อีเมลมีโอกาสติดสแปม
ตัวอย่าง เช่น ฟอร์แมตของอีเมลที่สัดส่วนรูปเยอะกว่าข้อความมากเกินไป, Spam Trigger Keyword, หรือ ส่งจากอีเมลโดเมนที่ Open Rate ต่ำเกินไป ดังนั้น ถ้าหากเป็นอีเมลที่ต้องการ Action หรือจำเป็นต้องแจ้งให้ทราบจริง ๆ การใช้ Transactional Email ช่วยให้สามารถส่งอีเมลเข้า Inbox ได้ 100%
Transactional Email เข้ามาช่วยในการทำธุรกิจได้อย่างไร
เนื่องจาก Transactional Email มี Open Rate และ Click Rate ที่สูงกว่าอีเมลประเภทอื่นสูงถึง 8 เท่าด้วยกัน อีกทั้งการใช้ Transactional Email จะช่วยเพิ่มโอกาสในการขายกับลูกค้าเดิมมากถึง 60-70% หรือในกรณี ที่บางธุรกิจอาจจะต้องล็อกอินก่อนเพื่อสั่งซื้อสินค้า แต่ลืมรหัสผ่าน ถ้าไม่สามารถรีเซ็ตได้ทันที ก็อาจทำให้ลูกค้าเปลี่ยนใจไปซื้อช่องทางอื่นก็ได้
อย่างไรก็ตาม สิ่งที่ทำให้การใช้ Transactional Email นั้นจำเป็นในธุรกิจจริง ๆ ก็คือ การแยก IP ของตัวเองออกจากประเภทอื่นได้อย่างชัดเจนเพื่อให้ Email Service Provider รู้ว่านี่คืออีเมลธุรกรรมที่สำคัญ มีความปลอดภัยสูง และมีความน่าเชื่อถือ ทำให้โอกาสส่งเข้า Inbox สูงกว่าประเภทอื่น ๆ จัดส่งอีเมลให้ทันทีเมื่อ Action จาก User และสามารถส่งได้แบบไม่จำกัดจำนวน ไม่มีข้อจำกัดแบบ Marketing Email หรือ Personal Email
ต้องการระบบ Transactional Email ที่ปลอดภัย สำหรับใช้ในองค์กร
ZeptoMail by Zoho ระบบ Transactional Email หรือ อีเมลสำหรับธุรกรรม จากทาง Zoho ผู้พัฒนาเดียวกับ Zoho Mail ที่ปัจจุบันมีผู้ใช้งานกว่า 16 ล้านคนในกว่า 150 ประเทศ มาพร้อมด้วยระบบความปลอดภัยระดับสูงเกรดเดียวกับธนาคาร และครอบคลุมกฎหมาย PDPA และ GDPR
โดย ZeptoMail จะมีระบบที่รองรับการทำงานต่าง ๆ ไม่ว่าจะเป็นระบบรายงานหลังบ้าน ที่เราสามารถนำข้อมูลไปใช้ทำ Data Driven ต่อได้ หรือจะเป็นระบบ Multi Tenant ที่ทำงานพร้อมกันหลายเซิร์ฟเวอร์ โดยจะย้ายระบบให้อัตโนมัติถ้าหากเกิดปัญหาขัดข้อง ทำให้สามารถส่ง Email ได้อย่างต่อเนื่องและขยายความเร็วในการส่งได้สูงสุดถึง 1 ล้านอีเมลต่อตัวชั่วโมง, High Encryption คุณภาพสูง57’ 256-AES ที่ช่วยป้องกันการอ่านข้อมูลโดยไม่ได้รับอนุญาต, รองรับโปรโตคอลในการส่งอีเมลทั้ง SMTP และ API ที่รองรับทุกภาษาโปรแกรม
เหมาะสำหรับธุรกิจทุกขนาดที่ต้องการส่งอีเมลธุรกรรมให้มีความปลอดภัยและเชื่อถือได้ ซึ่งรวมถึงธุรกิจอีคอมเมิร์ซ, บริษัท SaaS, สถาบันการเงิน และองค์กรที่ส่งการแจ้งเตือนไปยังลูกค้า
นอกจากนี้การใช้ Transactional Email ผ่านทาง ZeptoMail ผู้ใช้สามารถยืนยันชื่อ Domain Email สำหรับส่งอีเมลเท่านั้น และส่งผ่านระบบของ ZeptoMail ซึ่งจะไม่เกิดปัญหากระทบกับระบบอีเมลปกติที่ใช้อยู่อย่างแน่นอน
สรุป
Transactional Email แตกต่างจาก Marketing Email ตรงที่มุ่งเน้นไปที่การสื่อสารข้อมูลที่จำเป็นและเกี่ยวข้องกับลูกค้าโดยตรง ช่วยให้พวกเขาติดตามสถานะการสั่งซื้อ ใช้งานบริการต่างๆ หรือแก้ไขปัญหาได้อย่างสะดวก รวดเร็ว สร้างความประทับใจและความพึงพอใจต่อแบรนด์
นอกจากนี้ Transactional Email ยังเป็นเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพในการสร้างและเสริมสร้างความสัมพันธ์กับลูกค้า และด้วยข้อดีเหล่านี้ Transactional Email จึงกลายเป็นเครื่องมือสำคัญที่ธุรกิจทุกประเภทไม่ควรมองข้าม การลงทุนในระบบอีเมลธุรกรรมที่มีประสิทธิภาพ ใช้งานง่าย และปลอดภัย จะช่วยให้ธุรกิจสามารถสื่อสารกับลูกค้าได้อย่างมีประสิทธิภาพ สร้างความประทับใจ และนำไปสู่ความสำเร็จที่ยั่งยืนในอนาคต
โดยทั้งหมดที่กล่าวมานี้ มีราคาเริ่มต้นเพียง 1 สตางค์ต่ออีเมลเท่านั้น และหากผู้ใดสนใจติดต่อใช้บริการหรือสอบถามเพิ่มเติมกับตัวแทนจำหน่ายอย่างเป็นทางการเจ้าเดียวในประเทศไทย ได้กับทาง Mail Master ที่ ที่ https://www.mailmaster.co.th/service/foxit
บริษัท เมล มาสเตอร์ จำกัด
Line : @mailmasterinfo
โทร : 02-460-9292 (Auto)
Website : www.mailmaster.co.th
