การกรอกข้อมูลในฟอร์มออนไลน์ที่ซ้ำซากอาจกลายเป็นงานที่น่าเบื่อหน่ายสำหรับทั้งผู้ใช้และองค์กร แต่ Zoho Forms ได้นำเสนอฟีเจอร์ใหม่ที่เปลี่ยนประสบการณ์การกรอกฟอร์มไปอย่างสิ้นเชิงด้วยการ เติมข้อมูลอัตโนมัติแบบไดนามิก (Dynamic Prefilling) ผ่าน Webhooks ที่จะทำให้การกรอกฟอร์มเป็นเรื่องง่ายและรวดเร็วขึ้นอย่างไม่เคยมีมาก่อน!
ทำไม Dynamic Prefilling ถึงสำคัญ?
ลองจินตนาการว่าคุณกำลังลงทะเบียนเข้าร่วมงานต่าง ๆ ที่ทำงาน พอเปิดฟอร์มขึ้นมาและกรอกอีเมล แทนที่ต้องกรอกชื่อ รหัสพนักงาน หรือแผนกด้วยตัวเอง ระบบจะเติมข้อมูลเหล่านี้ให้ทันที โดยคุณเพียงแค่ยืนยันหรือปรับข้อมูลเล็กน้อย การทำให้ฟอร์มกรอกข้อมูลได้เองตามที่ต้องการ นี่คือสิ่งที่ Dynamic Prefilling มอบให้ และสามารถประยุกต์ใช้ในหลายสถานการณ์ เช่น การลงทะเบียนเข้าร่วมเวิร์กช็อป การเข้าร่วมสัมมนา หรือการกรอกข้อมูลส่วนตัวในฟอร์มต่าง ๆ ขององค์กร
ฟีเจอร์นี้ทำงานอย่างไร?
ฟีเจอร์ Dynamic Prefilling ทำงานได้ง่ายและมีประสิทธิภาพ โดยการใช้ Webhooks ซึ่งทำหน้าที่เชื่อมโยงระหว่าง Zoho Forms และระบบอื่น ๆ ที่องค์กรใช้ เช่น CRM, ฐานข้อมูล หรือซอฟต์แวร์จัดการกิจกรรม โดยระบบจะดึงข้อมูลจากแหล่งข้อมูลเหล่านี้มาเติมในฟอร์มให้โดยอัตโนมัติ ทำให้การกรอกข้อมูลไม่จำเป็นต้องเริ่มต้นใหม่ทุกครั้ง
ทำไมคุณควรสนใจ?
เมื่อใช้ฟีเจอร์นี้ คุณจะเห็นได้ทันทีถึง ประโยชน์ในด้านเวลาและความสะดวก จากการกรอกข้อมูลซ้ำหลายร้อยหรือหลายพันครั้ง ไม่ต้องเสียเวลาในการรวบรวมข้อมูลที่ซ้ำซ้อนกันอีกต่อไป และยังลดความเสี่ยงจากการเกิดข้อผิดพลาดจากการกรอกข้อมูลด้วยตัวเอง
นอกจากนี้ ฟีเจอร์นี้ยังช่วยให้การดำเนินงานในองค์กรมี ความแม่นยำและสอดคล้อง มากขึ้น เพราะข้อมูลที่ดึงมาจากแหล่งข้อมูลที่มีอยู่จะช่วยให้ทุกกระบวนการเป็นไปอย่างราบรื่นและเชื่อถือได้
ตัวอย่างประโยชน์ในภาคธุรกิจ
- ลูกค้าที่ลงทะเบียนทดลองใช้ผลิตภัณฑ์ – ข้อมูลที่เกี่ยวข้องจากการติดต่อครั้งก่อนจะถูกเติมไว้ให้ครบถ้วนโดยอัตโนมัติ
- พนักงานใหม่ที่กรอกแบบฟอร์มการเริ่มงาน – ข้อมูลจากระบบ HR ถูกนำมาเติมให้เรียบร้อย
- ลูกค้าองค์กรที่ลงทะเบียนสัมมนาออนไลน์ – ข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับบริษัทและอุตสาหกรรมของลูกค้าจะถูกเติมไว้ในฟอร์ม
ประสบการณ์ที่ปรับให้เหมาะสม
ลองจินตนาการถึงลูกค้าในร้านค้าออนไลน์ที่เพียงกรอกอีเมลและเห็นข้อมูลการสั่งซื้อที่เคยทำไว้ปรากฏในฟอร์มโดยอัตโนมัติ ประสบการณ์นี้ไม่เพียงแต่ทำให้การซื้อสินค้ารวดเร็วขึ้น แต่ยังช่วยให้ลูกค้าได้ประสบการณ์ที่ราบรื่นและลดเวลาในการดำเนินการ
ความมีประสิทธิภาพในกระบวนการธุรกิจ
ลองจินตนาการว่าคุณเปิดโรงแรมและมีฟอร์มการจองห้องพักบนเว็บไซต์ เมื่อแขกกรอกอีเมล ข้อมูลส่วนตัวของพวกเขาจะถูกกรอกโดยอัตโนมัติ เช่น ชื่อ ประเภทห้องที่ชอบ และคำขอพิเศษจากการเข้าพักครั้งก่อน ๆ โดยไม่ต้องถามซ้ำ ฟอร์มรู้สิ่งที่ลูกค้าต้องการ ลูกค้าเพียงแค่ยืนยันข้อมูล
การจองห้องพักจึงง่าย รวดเร็ว และตรงตามความต้องการ ทำให้ทั้งธุรกิจและลูกค้าได้รับประโยชน์จากความสะดวกสบายที่เพิ่มขึ้น
ความแม่นยำและประสิทธิภาพที่เพิ่มขึ้น
ด้วยการกรอกข้อมูลอัตโนมัติแบบไดนามิก คุณสามารถลดข้อผิดพลาดที่เกิดจากการกรอกข้อมูลซ้ำหลายครั้ง และลดความยุ่งยากในกระบวนการต่าง ๆ โดยใช้ข้อมูลที่มีอยู่แล้วจากระบบที่เชื่อมโยง ทำให้ฟอร์มของคุณไม่ใช่แค่ฟอร์ม แต่เป็นเครื่องมือที่มีพลังในการช่วยประหยัดเวลาและเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน
ที่มา zoho
