ปัจจุบันการใช้อีเมล ในการติดต่อสื่อสารทางธุรกิจเป็นเรื่องที่สำคัญ เพราะการติดต่อธุรกิจโดยใช้อีเมลในนามบริษัทของคุณเองนั้นจะช่วยเพิ่มความเป็นมืออาชีพ และดูน่าเชื่อถือมากขึ้น นอกจากนั้น การเขียนอีเมลให้ดูน่าสนใจ และคำพูดที่ใช้ในการติดต่อธุรกิจก็สำคัญมากเช่นกัน
รูปแบบและการใช้ภาษาในการเขียนอีเมล สามารถบ่งบอกได้ถึงความมีมาตรฐานของบริษัทว่ามีตัวตนอยู่จริง และทำให้ดูน่าเชื่อถือมากขึ้น นอกจากนี้ยังสามารถแชร์รูปแบบการเขียนอีเมลให้กับเพื่อนร่วมงานหรือทีมงานที่เกี่ยวข้อง เพื่อเพิ่มความเป็นมืออาชีพให้กับคนในองค์กรมากขึ้น จึงขอแนะนำรูปแบบการเขียนอีเมลที่จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการติดต่อสื่อสารที่ดียิ่งขึ้น
1. เขียนหัวข้ออีเมลให้ชัดเจน เข้าใจง่าย และบอกถึงประเด็นสำคัญในอีเมล
การเขียนหัวข้ออีเมลถือเป็นสิ่งที่สำคัญมาก เพราะถ้าคุณเขียนไม่ชัดเจนอาจทำให้ผู้รับเข้าใจผิดคิดว่าเป็นสแปมและกดลบทิ้งไปทั้งที่ยังไม่ได้เปิดดูด้วยซ้ำ
หัวข้ออีเมลที่ดีไม่ควรยาวเกินไป และต้องไม่สั้นจนจับใจความสำคัญไม่ได้ ควรใส่ประเด็นสำคัญที่คุณกล่าวถึงในอีเมลแต่เป็นข้อความสั้น ๆ เช่น แจ้งประชุมทีม Support ประจำเดือนกรกฎาคม เป็นต้น
2. เขียนคำขึ้นต้น และ คำลงท้ายจดหมาย เป็นทางการ
การเขียนคำขึ้นต้น สำหรับอีเมลติดต่อธุรกิจ ควรทราบชื่อ ตำแหน่ง หรือแผนก ของผู้รับอีเมลให้ถูกต้องก่อนส่งอีเมล เช่น เรียน คุณสมชาย, ผู้จัดการแผนกไอที
ส่วนการเขียนคำลงท้าย ควรใช้ตามจุดประสงค์ของการส่งอีเมล เช่น หากเป็นจดหมายแจ้งข่าวสารอาจลงท้ายได้ทั้ง ด้วยความเคารพอย่างสูง หรือ จึงเรียนมาเพื่อทราบ เป็นต้น
3. ข้อความในอีเมล ควรเน้นข้อความสำคัญ ใช้ภาษาที่เข้าใจได้ง่าย
การเขียนข้อความในอีเมลไม่ควรยาวจนเกินไป แต่ใจความสำคัญที่ต้องการสื่อสารยังครบถ้วน อาจจะเน้นข้อความที่สำคัญอ่านแล้วเข้าใจได้ง่าย เพื่อดึงความสนใจ
เพราะผู้รับอีเมลบางคนอาจจะไม่มีเวลาในการอ่านข้อความยาว ๆ ดังนั้น ควรเขียนให้มีใจความสำคัญมากที่สุดและเน้นแบบแผนที่เป็นทางการ เพื่อไม่ให้ผู้อ่านละเลยใจความสำคัญ แนะนำให้สร้างตัวหนา หรือขีดเส้นใต้ ข้อความที่เป็น ข้อมูลสำคัญ เพื่อดึงความสนใจของผู้อ่านได้อีกด้วย
4. ควรแจ้งสิ่งที่ต้องการในข้อความให้ชัดเจน
หากต้องการให้ผู้รับตอบรับอีเมล หรือ ตอบกลับอีเมล ควรระบุ ชื่อ – นามสกุล ตำแหน่ง และข้อมูลติดต่อของคุณไว้ที่ท้ายอีเมล รวมถึงใส่ประโยคคำถาม หรือประโยคแจ้งขอให้ติดต่อกลับอย่างชัดเจนเอาไว้ด้วย เพื่อให้ผู้รับเข้าใจในจุดประสงค์ของคุณอย่างชัดเจน เช่น "เมื่อคุณได้รับอีเมลฉบับนี้กรุณาแจ้งกลับ..." หรือ "กรุณากรอกใบตอบรับการร่วมสัมมนาและส่งกลับคืนภายในวันที่..." เป็นต้น
5. ใส่ข้อมูล สำหรับการติดต่อกลับที่ท้ายอีเมล
หากคุณได้ใส่ข้อความ หรือรายละเอียด ครบถ้วนตามที่ต้องการแล้ว อย่าลืมใส่ข้อมูล สำหรับการติดต่อกลับไว้ในตอนท้ายของข้อความด้วย เพื่อแจ้งให้ชัดเจนว่า คุณคือใคร, ทำงานในตำแหน่งใด, และติดต่อจากหน่วยงานหรือองค์กรใด
เพื่อความสะดวกรวดเร็วและช่วยให้ไม่ลืมที่จะใส่ข้อมูลการติดต่อ คุณอาจจะสร้างข้อมูลลงท้ายในส่วนนี้ เป็นลักษณะคล้ายนามบัตรแนบต่อท้ายไปแบบอัตโนมัติ
6. ตรวจสอบข้อความที่เขียนก่อนส่งออกทุกครั้ง
อย่าลืมตรวจสอบความถูกต้องของข้อความ การเว้นวรรค หรือไวยากรณ์ ให้เรียบร้อย เพื่อป้องกันความผิดพลาดในการสื่อสาร ซึ่งความผิดพลาดเล็กๆ น้อยๆ อาจทำให้ความหมายหรือสิ่งที่ต้องการจะชี้แจงในอีเมลผิดเพี้ยนไปและก่อให้เกิดการสื่อสารที่ผิดพลาดได้
สำหรับการเขียนอีเมลในครั้งต่อไป อย่าลืมนำรูปแบบทั้ง 6 ขั้นตอนข้างต้น ไปปรับใช้เพื่อเพิ่มความเป็นมืออาชีพให้กับธุรกิจของคุณ และยังมีส่วนช่วยให้ภาพลักษณ์ขององค์กรดูน่าเชื่อถือมากขึ้นอีกด้วย
Credit : jobthai
