Google Workspace เปิดตัวฟีเจอร์ใหม่สำหรับ Google Sheets ที่เรียกว่า "แจ้งเตือนแบบมีเงื่อนไข" ฟีเจอร์นี้ช่วยให้ผู้ใช้ได้รับการแจ้งเตือนทางอีเมลเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงเฉพาะภายในสเปรดชีท เช่น เมื่อค่าในเซลล์ของคอลัมน์หรือช่วงที่กำหนดไว้มีการเปลี่ยนแปลง

โดยผู้ใช้ Google Workspace สามารถรับฟีเจอร์ใหม่ของ Google Sheets ช่วยให้ผู้ใช้สามารถตั้งค่าการส่งอีเมลแจ้งเตือนโดยอัตโนมัติเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงข้อมูลในชีตตามเงื่อนไขที่กำหนด

ตัวอย่างเช่น ผู้ใช้สามารถตั้งค่าให้ส่งอีเมลแจ้งเตือนเมื่อ :

มีการเพิ่มหรือแก้ไขข้อมูลในเซลล์ที่กำหนด
มีการกรอกข้อมูลครบตามจำนวนที่กำหนดในแถวหรือคอลัมน์
มีการแก้ไขข้อมูลในชีตตามเกณฑ์ที่กำหนด (เช่น มากกว่า น้อยกว่า เท่ากับ)

โดยทาง Google ได้อธิบายเพิ่มเติม ในบล็อกโพสต์ ว่า :

“เมื่อมีการเปลี่ยนแปลงเฉพาะ เช่น การเปลี่ยนแปลงค่าคอลัมน์หรือช่วงการเปลี่ยนแปลงของเซลล์ คุณจะได้รับการแจ้งเตือนทางอีเมลพร้อมการแจ้งเตือนว่าเกิดอะไรขึ้นในสเปรดชีตและใครเป็นผู้อัปเดต คุณยังมีตัวเลือกในการกำหนดค่าการแจ้งเตือนสำหรับผู้อื่นโดยป้อนที่อยู่อีเมลของพวกเขาระหว่างการตั้งค่าการแจ้งเตือน”

วิธีการตั้งค่าการส่งอีเมลแจ้งเตือน

เปิดชีต Google ที่ต้องการ
ไปที่ เครื่องมือ > สคริปต์ > สร้างสคริปต์
คัดลอกและวางสคริปต์ต่อไปนี้ลงใน Editor
แก้ไขสคริปต์ตามต้องการ

Recipients: เปลี่ยนเป็นที่อยู่อีเมลผู้รับที่ต้องการแจ้งเตือน
Subject: เปลี่ยนเป็นหัวข้ออีเมลที่ต้องการ
Body: ปรับแต่งข้อความในเนื้อหาอีเมล

5. บันทึกสคริปต์และตั้งค่าการเรียกใช้งานอัตโนมัติ

ไปที่ แก้ไข > ตั้งค่าตัวเรียกใช้งาน > เพิ่มตัวเรียกใช้งาน
เลือกตัวเรียกใช้งานประเภท "ตามเวลา" หรือ "ตามเหตุการณ์"
ตั้งค่าความถี่หรือเงื่อนไขการเรียกใช้งาน
เลือกฟังก์ชัน Send Alert จากรายการตัวเรียกใช้งาน
เลือกช่วงข้อมูล (Range) ในชีตที่ต้องการติดตามการเปลี่ยนแปลง
บันทึกตัวเรียกใช้งาน

หมายเหตุ

ผู้ใช้ต้องเปิดใช้งาน Google Apps Script API https://www.google.com/script/start/
ผู้ใช้ที่ได้รับอีเมลแจ้งเตือนจะต้องมีสิทธิ์เข้าถึงชีต Google

ข้อดีของการใช้ฟีเจอร์นี้

ช่วยให้ติดตามการเปลี่ยนแปลงข้อมูลในชีต Google ได้อย่างมีประสิทธิภาพ
แจ้งเตือนผู้ใช้ที่เกี่ยวข้องทันทีเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงที่สำคัญ
ช่วยลดความจำเป็นในการตรวจสอบชีต Google ด้วยตนเอง
ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานและการสื่อสาร

สุดท้ายนี้ ฟีเจอร์แจ้งเตือนแบบมีเงื่อนไขได้เริ่มทยอยเปิดให้ใช้งานสำหรับผู้ใช้ Google Workspace บางกลุ่ม ประกอบด้วย Business (Standard, Plus), Enterprise (Starter, Standard, Plus), Education Plus และ Enterprise Plus ในขณะนี้ฟีเจอร์นี้ยังไม่รองรับผู้ใช้ที่ใช้บัญชี Google ส่วนบุคคล

สรุป
ฟีเจอร์การส่งอีเมลแจ้งเตือนใน Google Sheets เป็นเครื่องมือที่มีประโยชน์สำหรับผู้ใช้ที่ต้องการติดตามการเปลี่ยนแปลงข้อมูลในชีต Google ได้อย่างมีประสิทธิภาพ ช่วยประหยัดเวลา เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน และการสื่อสารภายในองค์กร

ที่มา neowin