6 เคล็ดลับในการทำความสะอาดกล่องจดหมายอีเมลของคุณ | Zoho Mail

โลกของเราเป็นดิจิทัลมากขึ้นกว่าเดิม ซึ่งหมายความว่าการสื่อสารดิจิทัล และอีเมลขาเข้าอยู่ในระดับสูงเป็นประวัติการณ์ ยิ่งคุณได้รับอีเมลมากเท่าไหร่ พื้นที่จัดเก็บอีเมลของคุณก็จะยิ่งมากขึ้นเท่านั้น และบ่อยครั้งที่มีข้อความที่ไม่สำคัญสำหรับคุณในการอ่านในตอนแรก

หากคุณเป็นหนึ่งในมืออาชีพที่มีงานยุ่งมากมายที่มีกล่องจดหมายรก แต่ไม่รู้วิธีจัดการ " inbox zero " โชคดีที่มีชุดซอฟต์แวร์ที่ไม่เหมือนใครและทรงพลัง รวมถึงกลยุทธ์ที่เป็นประโยชน์หลายอย่างที่คุณสามารถปฏิบัติตามเพื่อล้างกล่องจดหมายเข้าของคุณและป้องกันการโอเวอร์โหลดเพิ่มเติม ด้วยเหตุนี้เราจะพูดถึงกลยุทธ์บางอย่างด้านล่างและหารือเกี่ยวกับวิธีที่คุณสามารถรักษากล่องจดหมายที่ไม่รกไว้ในระยะยาว

จัดระเบียบกล่องจดหมายของคุณ: ทำไมจึงสำคัญ

ปัจจัยสร้างหรือทำลายระหว่างการมีวันที่มีประสิทธิผลกับการมีวันที่ทำให้คุณอยากดึงผมออกมา อาจเป็นกล่องจดหมายที่มีการจัดระเบียบ การต้องต่อสู้กับกล่องจดหมายที่รกรุงรังทำให้คุณค้นหาข้อความที่สำคัญกับคุณได้อย่างรวดเร็วได้ยากขึ้น เพื่อหลีกเลี่ยงปัญหา นี้ ให้ใช้ ชุดข้อความอีเมลของคุณให้เกิดประโยชน์สูงสุด ยิ่งคุณใช้เวลาไปกับกล่องจดหมายที่ยุ่งเหยิงนานเท่าไร คุณก็ยิ่งมีโอกาสพลาดกำหนดเวลามากขึ้นเท่านั้น

อย่างไรก็ตาม หากคุณกำลังทำงานกับกล่องจดหมายที่เป็นระเบียบ การติดตามปริมาณงานของคุณก็จะง่ายขึ้นมาก และมีประสิทธิภาพมากขึ้น การดูแลกล่องจดหมายที่เป็นระเบียบนั้นใช้เวลาเพียงไม่กี่นาทีทุกวัน ท้ายที่สุด สิ่งสุดท้ายที่คุณต้องการพบคือข้อความ "พื้นที่เก็บข้อมูลของคุณเกือบเต็ม" ที่น่ากลัว เช่นเดียวกับที่คุณกำลังจะส่งอีเมลที่สำคัญที่สุดของวันออกไป

ตั้งค่าการเตือนรายสัปดาห์

หากกล่องจดหมายของคุณดูเหมือนกล่องจดหมายของผู้อื่น กล่องจดหมายนั้นอาจเต็มไปด้วยข้อความที่ยังไม่ได้อ่าน ซึ่งคุณไม่จำเป็นต้องอ่านตั้งแต่แรก มันไม่สมเหตุสมผลเลยที่จะเก็บอีเมลเก่าทั้งหมดที่ใช้พื้นที่เก็บข้อมูลของคุณ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่ออาจมีอีเมลในกล่องจดหมายที่คุณต้องอ่าน

นี่คือที่ที่การแจ้งเตือนรายสัปดาห์มีประโยชน์ การตั้งค่าการช่วยเตือนทางอีเมลสามารถช่วยให้คุณกำหนดเวลาเพื่อลบอีเมลเก่าทุกสัปดาห์ คุณยังสามารถลบอีเมลที่มีอายุไม่กี่สัปดาห์ (หรือแม้แต่หลายเดือน) ซึ่งช่วยให้กล่องจดหมายของคุณปราศจากข้อความที่ไม่จำเป็นได้ คุณยังจะได้ประโยชน์จากการมีพื้นที่ในบัญชีของคุณมากขึ้น เผื่อว่าคุณจะต้องเก็บอีเมลเพิ่มในอนาคต

อย่าลืมยกเลิกการสมัคร

เป็นเรื่องปกติที่ผู้คนจะสมัครรับโฆษณาหรือจดหมายข่าว ซึ่งในขณะที่ถึงจุดหนึ่งอาจดูน่าสนใจ แต่กลับกลายเป็นสิ่งที่น่ารำคาญอย่างรวดเร็วซึ่งนำไปสู่กล่องจดหมายที่รกรุงรัง

ทุกวันนี้ โฆษณาและจดหมายข่าวเปิดโอกาสให้ผู้อ่านยกเลิกการสมัครรับข้อมูลเสมอ ซึ่งเป็นโอกาสที่คุณควรใช้ประโยชน์จากหากคุณพบว่าความยุ่งเหยิงในกล่องจดหมายส่วนใหญ่เกิดจากสิ่งที่คุณควรยกเลิกการสมัครรับข้อมูลเมื่อนานมาแล้ว

หากคุณยังคงได้รับจดหมายข่าว ที่คุณชอบอ่านผ่านๆ แต่ต้องการหยุดใช้พื้นที่เก็บข้อมูลอีเมลของคุณ คุณควรตั้งค่าโฟลเดอร์จดหมายข่าวที่คุณล้างเป็นประจำ

ใช้แท็กเพื่อติดป้ายกำกับอีเมล

ระบบการจัดการอีเมลที่คุ้มค่าควรกำหนดวิธีการติดป้ายกำกับอีเมลด้วยแท็ก การใช้แท็กเพื่อติดป้ายกำกับอีเมลที่ต้องอ่านเป็นสิ่งสำคัญ หากคุณต้องการติดตามข้อความที่ต้องให้ความสนใจในทันที และยังทำให้ง่ายต่อการดูว่าอีเมลใดบ้างที่สามารถรอได้

การใช้ป้ายกำกับอีเมลในตอนแรกอาจดูเหมือนเป็นงานหนัก แต่การเผื่อเวลาไว้เพื่อสร้างระบบการติดป้ายกำกับอีเมลที่มีประสิทธิภาพและคล่องตัวจะช่วยให้คุณประหยัดเวลาได้มากมาย

หากคุณสละเวลาเพื่อกำหนดและเผยแพร่ระบบการติดฉลากอีเมลที่สามารถใช้ได้ทั่วทั้งธุรกิจของคุณ ก็อาจคุ้มค่ากับเวลาของคุณในการทำให้ส่วนอื่นๆ ในชีวิตการทำงานในแต่ละวันของคุณมีประสิทธิภาพมากขึ้นด้วยการตั้งค่าตัวกรองอีเมล .